Office Manager (d/m/w)

Der Office Manager (d/m/w) ist der Dreh- und Angelpunkt unseres Unternehmens – er sorgt dafür, dass unser Haus reibungslos funktioniert, interne Abläufe effizient gestaltet sind und alle Mitarbeitenden eine funktionale und angenehme Arbeitsumgebung vorfinden. Die Position verbindet operative Verantwortung mit echter Gestaltungsmöglichkeit: Sie bringen eigene Ideen ein, optimieren Prozesse aktiv und sind die zentrale Ansprechperson für ein breites Aufgabenspektrum – von der Büroorganisation über das Ressourcenmanagement bis hin zur Koordination des täglichen Betriebs. Die Position ist in Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ab 35 Std./Woche ist nach Absprache möglich.

Sie sind Teil eines vierköpfigen Office-Management-Teams, zu dem neben zwei Office Manager:innen auch eine Kollegin am Empfang gehört. Im Tagesgeschäft arbeiten Sie dabei eng mit einer Kollegin zusammen, mit der Sie Aufgabenbereiche gemeinsam verantworten und abstimmen.

• Sicherstellung eines störungsfreien Bürobetriebs und einer funktionalen Arbeitsumgebung
• Zentrale Beschaffung und Koordination von Bestellungen und Arbeitsmaterialien
• Verwaltung des betrieblichen Fuhrparks und der zugehörigen Infrastruktur
• Steuerung und Koordination externer Dienstleister
• Prüfung und Vorbereitung eingehender Rechnungen
• Sicherstellung relevanter Arbeitsschutzrichtlinien und gesetzlicher Vorgaben
• Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen
• Koordination des Empfangsbereichs
• Betreuung relevanter Tools und digitaler Prozesse

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise mit dem Blick fürs Wesentliche
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit im Team
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Hands-on-Mentalität – Sie packen an und behalten auch in turbulenten Phasen den Überblick

• Einen modernen Arbeitsplatz mit einer gesunden Balance zwischen Professionalität und Lebensqualität
• Ein kollegiales Arbeitsklima in einem zukunftsorientierten Unternehmen
• Dynamische und vielseitige Aufgaben mit Raum für Eigenverantwortung und Gestaltung
• Eine offene Kommunikation und sehr gutes Miteinander
• Ein moderner Arbeitsplatz in Köln – zentral, lebendig und gut angebunden